各部门：

学院荣誉档案是学院各部门、师生团体和个人在社会实践中获得的具有保存价值的荣誉证书、奖状、奖牌、奖章、奖匾、奖杯、锦旗等的总称。荣誉档案是学院档案管理工作的一个重要组成部分，为做好荣誉档案的管理工作，特制定如下相关规定：

一、荣誉档案的收集管理

（一）收集范围

1．学院、各部门在校外取得市级以上的各类荣誉。

2．全院师生员工在校外取得市级以上的团体或个人的各类荣誉。

（二）归口管理

1．学院办公室负责收集管理学院、机关教辅部门以及机关教辅部门员工取得的团体或个人荣誉档案。

2．教学调研部负责收集管理各分院、基础教学部、思想政治理论课教学科研部、工程实践中心等二级教学单位和教师（参加科技类活动的指导教师除外）取得的团体或个人荣誉档案。

3．创新实践中心负责收集管理在校学生、指导教师在科技类活动中取得的团体或个人荣誉档案；学院团委负责收集管理在校学生在文体类活动中取得的团体或个人荣誉档案；学生工作部负责收集管理在校学生除科技、文体类之外取得的团体或个人荣誉档案。

4．每个荣誉档案归口管理部门要指派专人负责此项工作，并负责向学院提供报送相关数据信息。

（三）收集时间

采取随报即收的原则。获奖单位或个人请在获奖后一周内持获奖证书、奖杯、奖牌等获奖证件及物品到荣誉档案归口管理部门进行申报， 归口管理部门按规定进行收集整理。

二、荣誉档案的整理要求

获奖证书之类的纸质文件要进行扫描存档，奖杯、奖牌等实物要进行拍照存档。请归口管理部门按照以下技术要求进行整理归档。

（一）扫描技术要求

1．采用彩色模式进行扫描，扫描分辨率选择大于或等于200dpi，一般采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提，尽量减小存储容量。

2．对扫描后的图像进行处理和质量检查。要对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

3．扫描图像拼接处理。如遇到大幅面文件可进行分区扫描，对形成的多幅图像应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4．裁边处理。采用彩色模式扫描的图像要进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5．扫描后的图像文件按照获奖名称和日期进行命名。

（二）拍照技术要求

1．要在同一背景下使用数码相机对实物正面进行拍照，照片采用JPEG格式存储，图像规格为大于或等于2000像素（宽）×1500像素（高），即照片大小为大于或等于3兆。

2．对成像照片质量进行检查。要对图像完整度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行拍摄。

3．对数字照片的文件按照获奖名称和日期进行命名。

（三）存档要求

1．归口管理部门要建立《荣誉档案登记表》（详见附件），分设团体和个人两类登记表。

2．《荣誉档案登记表》中内容登记要详实、准确，并与获奖实物的电子扫描文件、数字照片文件的名称一一对应。

三、荣誉档案的保管利用

1．荣誉档案分实物档案和电子文书档案，团体奖项的荣誉档案由归口部门负责保管，个人奖项的实物档案由本人负责保管，电子档案由归口部门负责保管。

2．归口部门在每年的7月初将上一自然年度的《荣誉档案登记表》纸质文件及刻录成DVD光盘的电子档案（包括登记表、扫描文件和照片）一并移交学院综合档案室。

3．荣誉档案以学院备案的电子文件为准，凡未在学院进行荣誉档案备案的，视为获奖单位或个人主动放弃，在申报各类科研项目、参评职称时，再出具未在学院备案的获奖证件时，学院将不予承认。

附件：荣誉档案登记表